El Registro Horario Obligatorio

Còmo cumplir con la nueva normativa y ganar en funcionalidades

Introducción

El control de la jornada laboral nunca ha sido una práctica sencilla: desde las hojas de firmas, con el riesgo de errores u olvidos, a las reticencias de algunos empleados, que a veces lo interpretan como una falta de confianza; además del lógico peligro de sanciones con importante repercusión económica para la empresa.
El objetivo de esta guía es poner un poco de luz sobre este tema, revisar el estado de la cuestión y las implicaciones de la nueva normativa, y buscar respuestas y soluciones de fácil aplicación para aquellas empresas que decidan disponer de un método fiable de control y registro horario que les permita cumplir con la nueva ley e, incluso, ir un poco más allá.  

El registro horario obligatorio de los trabajadores: ¿qué dice la nueva ley?
 

En los últimos meses, el debate sobre la obligatoriedad o los límites del registro horario ha estado a la orden del día, con la inseguridad que generaba una posible aprobación normativa que finalmente ya ha llegado, y el desconocimiento de los límites legales vigentes hasta el momento por parte tanto de trabajadores como de las empresas.
Entonces, ¿en qué punto nos encontramos?

Hasta hoy:

• Estaban obligadas a registrar la jornada laboral de los trabajadores con contratos a tiempo parcial (media jornada o por horas).

Hasta hoy:

• Debían registrar un control de las horas extraordinarias de cualquier empleado.

Hasta hoy:

• No estaban obligadas a registrar la jornada diaria de trabajo de los trabajadores a jornada completa, si bien se recomendaba.

Nueva Normativa:

el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de todos los empleados.

Nueva Normativa:

El incumplimiento de esta normativa se considera como una infracción grave, sancionada con multas de hasta 6.250€

Nueva Normativa:

La empresa debe guardar este registro durante 4 años, en los que estará a disposición de los trabajadores, representantes legales y de la ITSS.

Ventajas del registro horario 

Dejando de lado la obligatoriedad de su aplicación, con la aprobación de la nueva normativa,
lo cierto es que disponer de un sistema de registro efectivo tiene ventajas
tanto para el empleado como para la empresa.

Racionalización de horarios:
es una herramienta de trasparencia en ambos sentidos: tanto empleado como empresa disponen de información y se comprometen de forma equilibrada

Puede ayudar a implantar horarios flexibles y contraprestaciones para los empleados.

Facilitar la conciliación laboral y familiar. Reduce el riesgo de absentismo, impuntualidad y descontrol horario.

Permite registrar y cumplir otras obligaciones de seguridad y salud, como la obligatoriedad de descanso entre jornadas.

Permite cumplir ampliamente la legislación actual y adelantarse a un posible cambio con la aprobación de la contrareforma laboral u otros

Control real de las horas extraordinarias para evitar su abuso y fraude.

Metodos de Registro Horario

La normativa obliga al empresario a utilizar un solo tipo de registro, aunque si lo desea puede implantar varios del mismo tipo según sus necesidades.
Los más habituales incluyen:

Registro a partir de un libro de asistencia, excel de control o word de firmas, puesto muy de moda hace un par de años con el boom de las sanciones de la inspección de trabajo

Un reloj con tarjeta de registro. Se trata de un metodo muy antiguo que todavía se usa en algunas empresas.

Metodo online que permite al trabajor registrarse desde su movil o desde un ordenador.

Metodos biometricos de iris o huella pero que necesitan poder informar de los datos de registro.

La gestión de la presencia:
más allá del registro horario

Si queremos ir un poco más allá del cumplimiento de las circunstancias determinadas a nivel legal, existen en el mercado opciones que nos permiten, además de registrar el mero fichaje de entradas y salidas, ganar en funcionalidades que pueden ser de nuestro interés. 
La llegada de la nueva normativa puede ser un buen momento para analizar las ventajas que nos puede aportar, tanto para la empresa como para el trabajador.

1

Configurar horarios de trabajo y seguimiento de los mismos.

2

Detectar irregularidades y sus motivos e implantar políticas de equidad en la empresa

3

Poner en marcha un plan de incentivos y dar un trato más justo a los trabajadores.

Es salto del control a la Gestión del tiempo.

Con las herramientas adecuadas, cumplir con la legalidad y disponer de herramientas adecuadas es posible. Con la gestión del tiempo, tienes a tu alcance:

Realización de marcajes de entrada y salida.

Cálculo automático de bolsas de horas, ajustes de salarios en relación al horario cumplido, planes de incentivos...

Acceso desde cualquier movil para que empleados y mandos puedan gestionar su presencia.

Consulta y gestión de los datos relacionados con el registro horario.

Toda la información disponible y accionable en una intefaz única, para tomar decisiones con una perspectiva global.

Posiblidad de tener soluciones de Business intelligence para la toma de decisiones sobre el tiempo de trabajo.

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Puesta en Marcha de un Sistema de Registro Horario

Una vez tomada la decisión de instalar un sistema de registro adecuado.¿Cómo elegimos las distintas opciones del mercado?. Te resumimos los principales factores a tener en cuenta en este proceso:

¿Cuanto tiempo tardaré en disponer de la solución?¿Debo contratar hardware (máquinas de acceso, fichaje,etc) o sólo software (programa de registro)

¿Queremos instalarlo en nuestro servidor como cliente, asumiendo nosotros el coste del hardware, la instalación y el mantenimiento, o preferimos que se instale en el servidor del proveedor, y que este asuma el mantenimiento del producto?

¿Podré explotar al máximo toda la información?

¿Cuanto costara implantar esta solución?¿Podrá evolucionar con mis necesidades?

¿Preferimos abonar un coste por licencia y mantenimiento, o bién pagar sólo por el uso que le damos al producto, en función por ejemplo del número de empleados?

¿Qué ocurrirá si se producen fallos de registro o si cae el sistema?¿Hasta dónde llega el sistema?Horas de entrada y salida estadisticas gestión de horarios etc..¿Qué más puedo conseguir con esta herramienta?

¿Cómo informaré al trabajador del registro que genera?¿Como se almacenara esta información?

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Preguntas Frecuentes sobre el Registro Horario

01

Definiciones básicas: jornada laboral

Es el tiempo que cada trabajador dedica a la ejecución del trabajo para el cual fue contratado, expresado en horas, días, semanas o meses.

02

Definiciones básicas: horario

Es la distribución de la jornada de trabajo en un periodo determinado de tiempo.

03

¿Qué ocurre con los trabajadores fuera del lugar de trabajo? 

 La Audiencia Nacional insiste en la necesidad de disponer del registro en los casos de trabajo fuera de la empresa “ya que de lo contrario sería imposible constatar el horario efectivamente realizado”.Y para garantizar el cumplimiento de la ley ante una inspección nos situamos en el escenario de obligatoriedad de registro de la jornada también para trabajadores desplazados o que trabajan en su domicilio.   

04

¿Qué sanciones se han fijado por incumplimiento del registro horario obligatorio? 

El incumplimiento de esta normativa se considera como una infracción grave, sancionada con multas de hasta 6.250€

04

¿Qué es, legalmente, un registro correcto?

Para que se considere legal, un registro de horario debe cumplir con los siguientes puntos:
• Incluye el cómputo total, por mes, de las horas ordinarias y extraordinarias.
• Se entrega al trabajador esta información, por ejemplo una copia del resumen junto a su nómina.
• Se conservan los registros durante un periodo mínimo de 4 años. 

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